1. Introduction
Chez Neolegal Inc. (« Neolegal »), nous accordons une grande importance à la protection des renseignements personnels. La présente politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les renseignements personnels dans le cadre de nos activités.
Elle est établie conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25) au Québec, ainsi qu'à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE / PIPEDA) au Canada.
Neolegal est une plateforme technologique juridique qui offre des services juridiques. En cette qualité, les membres de notre équipe juridique sont également soumis aux obligations de confidentialité et au secret professionnel prévus par le Code de déontologie des avocats et le Code des professions du Québec, ainsi qu’aux autres obligations professionnelles applicables pour les services juridiques rendus hors Québec. Neolegal consent à agir au nom du ou de la client·e exclusivement aux fins de la fourniture de services limités par le forfait spécifique souscrit.
2. Renseignements que nous recueillons
Nous recueillons uniquement les renseignements personnels nécessaires à la prestation de nos services, notamment :
- votre nom, vos coordonnées et d'autres renseignements d'identification;
- les informations relatives à votre dossier ou à votre demande;
- les documents et pièces que vous nous transmettez;
- les renseignements requis pour vérifier les conflits d'intérêts;
- les renseignements administratifs et de facturation;
- les renseignements communiqués lors de vos échanges avec notre équipe ou avec un outil technologique que nous mettons à votre disposition.
Neolegal ne conserve aucun renseignement lié au paiement des client·e·s ni les données nécessaires à l’achat. Ces données sont chiffrées et détruites après utilisation selon les normes en vigueur. Nos fournisseurs de paiement respectent les plus hauts standards de l’industrie.
3. Pourquoi recueillons-nous ces renseignements?
Nous utilisons vos renseignements personnels afin de :
- confirmer votre identité;
- vérifier l'absence de conflit d'intérêts;
- fournir les services demandés;
- administrer et suivre votre dossier;
- communiquer avec vous;
- traiter les aspects administratifs et la facturation;
- respecter nos obligations légales, réglementaires et déontologiques;
- assurer la sécurité de nos systèmes et améliorer nos processus internes.
4. Consentement
Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels avec votre consentement, sauf lorsque la loi permet ou exige autrement.
Votre consentement doit être libre, éclairé et donné pour des fins précises. Selon la nature des renseignements et le contexte, ce consentement peut être exprès (formulaire signé, case à cocher) ou implicite, conformément aux exigences de la Loi.
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps dans les cas prévus par la loi, sous réserve de certaines limites légales, réglementaires, déontologiques ou contractuelles. Le retrait du consentement peut toutefois limiter notre capacité à vous offrir certains services.
5. Utilisation de l'intelligence artificielle
Neolegal peut avoir recours à des outils d'intelligence artificielle pour soutenir certains aspects de ses activités et de ses services, notamment pour :
- la collecte initiale d'informations;
- l'orientation des demandes;
- le tri administratif;
- le traitement préliminaire de certains dossiers;
- l'organisation, le résumé ou l'extraction d'informations contenues dans des documents;
- la réponse à certaines questions générales de nature administrative ou informative;
- l'amélioration de l'efficacité opérationnelle interne.
Lorsqu'une personne interagit avec un agent conversationnel ou un outil fondé sur l'intelligence artificielle, Neolegal l'indique de manière claire au moment de l'interaction ou avant celle-ci.
Les renseignements personnels communiqués dans le cadre de ces interactions peuvent être utilisés afin de traiter la demande, gérer le dossier, orienter la personne vers la ressource appropriée, améliorer nos processus internes et fournir les services demandés, dans les limites permises par la loi.
Les outils d'intelligence artificielle utilisés par Neolegal :
- ne fournissent pas de conseil juridique;
- ne remplacent pas un·e avocat·e ou un autre professionnel qualifié;
- ne rendent pas de décision juridique ou stratégique au nom de Neolegal;
- ne déterminent pas seuls l'issue d'un dossier.
Toute opinion, recommandation, stratégie ou décision de nature juridique demeure sous la responsabilité exclusive d'un·e professionnel·le humain·e qualifié·e.
Toute personne peut demander à être redirigée vers un membre de l'équipe de Neolegal lorsqu'une intervention humaine est nécessaire ou souhaitée.
Sauf indication contraire clairement portée à la connaissance de la personne concernée, les renseignements personnels de nos client·e·s ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle publics, généraux ou accessibles à des tiers. Neolegal met en place des mesures raisonnables afin de limiter l'accès aux renseignements personnels traités au moyen d'outils d'intelligence artificielle et de s'assurer que ces outils sont utilisés de manière sécuritaire, confidentielle et conforme aux lois applicables. Lorsque ces outils impliquent un transfert de renseignements personnels à l'extérieur du Québec, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est effectuée au préalable conformément à la Loi.
6. Communication à des tiers
Nous pouvons communiquer certains renseignements personnels à des fournisseurs de services ou partenaires lorsque cela est nécessaire à nos activités, notamment à des fournisseurs de services technologiques, d'hébergement infonuagique, de cybersécurité, de traitement des paiements, de solutions d'intelligence artificielle ou à d'autres partenaires impliqués dans la prestation de nos services.
Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels lorsque la loi l'exige ou l'autorise, notamment à des autorités, organismes réglementaires ou tribunaux.
Dans tous les cas, nous nous assurons que ces tiers offrent un niveau de protection adéquat et qu'ils n'utilisent les renseignements personnels qu'aux fins autorisées.
7. Transfert à l'extérieur du Québec
Nos données sont hébergées au Canada. Si un renseignement personnel devait être communiqué à l'extérieur du Québec et si requis par la loi, nous procéderions au préalable à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP), afin de nous assurer que ce renseignement bénéficiera d'une protection adéquate. Nous nous assurerons également que des mesures contractuelles appropriées encadrent ces transferts.
9. Sécurité
Nous mettons en place des mesures de sécurité raisonnables et adaptées à la sensibilité des renseignements personnels, notamment :
- le contrôle des accès;
- l'authentification multifactorielle;
- le stockage sécurisé;
- les sauvegardes;
- le chiffrement lorsque requis;
- la formation du personnel;
- des audits et mesures de prévention.
Seules les personnes autorisées ont accès aux renseignements personnels, dans la mesure nécessaire à l'exercice de leurs fonctions.
10. Conservation & Dossiers clients
Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour les fins prévues ou afin de respecter nos obligations légales et déontologiques.
Les dossiers clients sont conservés pendant sept (7) ans après leur fermeture, conformément aux exigences déontologiques applicables aux avocats, puis les renseignements personnels sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés lorsque la loi le permet.
Pour fins de contrôle qualité et en respect avec le Code de déontologie des avocats, les conversations entre le ou la client·e et un·e représentant·e de Neolegal peuvent être enregistrées. Elles sont conservées de manière hautement sécuritaire et ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées.
Neolegal ne détient ni ne demande aucun document original : le ou la client·e demeure responsable de ses originaux composant le dossier juridique.
11. Vos droits
Sous réserve des limites prévues par la loi, vous pouvez :
- accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
- demander la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
- retirer votre consentement lorsque cela est applicable;
- demander la communication de vos renseignements personnels dans un format technologique structuré et couramment utilisé (droit à la portabilité), lorsque ce droit s'applique;
- demander la cessation de diffusion ou la désindexation de renseignements personnels vous concernant qui auraient été rendus publics sans droit, dans les cas prévus à la Loi;
- porter plainte concernant nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
Nous répondrons à toute demande d'accès ou de rectification dans un délai de trente (30) jours suivant sa réception, conformément à la Loi 25.
Pour exercer vos droits, vous pouvez nous écrire à : confidentialite@neolegal.ca
Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) ou, pour les matières relevant de la LPRPDE, auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
12. Incidents de confidentialité
En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous prendrons les mesures raisonnables pour limiter les risques, corriger la situation et, lorsque requis par la loi, aviser les personnes concernées ainsi que la Commission d'accès à l'information. Nous tenons également un registre des incidents conformément aux exigences légales applicables.
13. Responsable de la protection des renseignements personnels
La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Neolegal est le ou la vice-président·e, Juridique.
Courriel : confidentialite@neolegal.ca
Adresse : 420, rue Notre-Dame Ouest, bureau 601, Montréal (Québec) H2Y 1V3
14. Mise à jour
La présente politique peut être modifiée à tout moment afin de refléter l'évolution de nos pratiques, de nos technologies, y compris l'intelligence artificielle, ou des exigences légales applicables. La version en vigueur est celle publiée sur notre site web.
Dernière mise à jour : juin 2026